Politique de confidentialité

Informations que vous fournissez. Lors de l’inscription, vous fournissez votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre organisation (le cas échéant) et un mot de passe. Si vous achetez un plan payant, du crédit supplémentaire ou un module, nous collectons les informations de facturation (traitées par notre prestataire de paiement ; nous ne stockons jamais les numéros de carte complets).

Informations que vous créez. En utilisant Copera, vous créez des messages, documents, tâches, fichiers, commentaires, enregistrements, transcriptions, clips vocaux et autres contenus (collectivement, « Votre Contenu »). Nous hébergeons et traitons Votre Contenu pour fournir le Service.

Informations issues de votre utilisation. Nous journalisons des événements d’usage tels que les interactions avec les fonctionnalités, les pages consultées, le type de navigateur, l’adresse IP, les informations sur l’appareil et la localisation approximative à des fins d’analyse, de prévention des abus et de fiabilité. Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour vous maintenir connecté et faire fonctionner le Service.

Entrées et sorties d’IA. Lorsque vous utilisez Copera AI, Bankai, la transcription ou d’autres fonctionnalités d’IA, nous traitons les invites, clips vocaux et données contextuelles nécessaires pour générer une réponse. Les sorties et les métadonnées de requête (modèle utilisé, allocation consommée) sont stockées dans votre workspace.

Données personnelles sensibles. Copera n’est pas conçu pour collecter des catégories particulières de données personnelles, mais le Service est polyvalent et vous pouvez, à votre discrétion, soumettre des données personnelles sensibles via des messages, documents, fichiers ou contrats signés. Ce faisant, vous consentez au traitement de ces données tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité. Si vous avez besoin d’un traitement particulier des données sensibles, contactez privacy@copera.ai avant de les soumettre.

Nous utilisons les informations collectées pour fournir, maintenir, sécuriser et améliorer le Service ; traiter les paiements, gérer les abonnements et envoyer les factures ; communiquer avec vous au sujet de votre compte, de vos transactions et de vos demandes de support ; envoyer des annonces de service, des avis de sécurité et (avec votre autorisation) des actualités produit ; détecter, prévenir et répondre aux abus, fraudes ou incidents de sécurité ; et respecter les obligations légales, faire appliquer nos Conditions et protéger nos droits.

Nous ne vendons pas vos données personnelles, et nous n’utilisons pas Votre Contenu à des fins publicitaires ou d’entraînement d’IA.

Les requêtes d’IA transitent par le routeur d’IA propriétaire de Copera, qui choisit un modèle approprié pour chaque tâche. Le routeur appelle des fournisseurs d’IA tiers dans le cadre de contrats qui interdisent l’utilisation de vos données pour l’entraînement, exigent que les fournisseurs écartent les données de requête après la livraison de la réponse (ou dans leur fenêtre de conservation déclarée), et restreignent l’accès à ce qui est nécessaire pour servir la requête.

Au sein de Copera, les fonctionnalités d’IA s’exécutent à l’intérieur de votre workspace. L’IA n’a jamais accès à des données hors de votre workspace, et elle respecte les mêmes permissions au niveau des membres que le reste du Service. Aucune donnée ne circule entre workspaces.

Une liste des sous-traitants d’IA que nous utilisons, y compris leurs rôles et localisations, est disponible sur demande et mise à jour lorsque les sous-traitants changent. Nous donnerons un préavis raisonnable des changements substantiels pour les clients payants.

Sous-traitants. Fournisseurs d’hébergement cloud, prestataires de paiement, prestataires de livraison d’e-mails, fournisseurs de modèles d’IA et prestataires de services similaires, tous sous des accords de traitement des données limitant leur usage des données à l’exécution du service contracté.

Au sein de votre workspace. Les membres d’un workspace peuvent voir le contenu et l’activité de ce workspace selon les permissions définies par le propriétaire du workspace. Les boîtes personnelles et les messages directs restent visibles uniquement pour les participants.

Transferts d’entreprise. Si Copera est acquis ou fusionne, vos informations peuvent être transférées sous les mêmes engagements de confidentialité.

Motifs légaux. Nous pouvons divulguer des informations lorsque la loi, une citation à comparaître ou une ordonnance du tribunal l’exige, ou pour protéger des droits, des biens ou la sécurité. Lorsque la loi le permet, nous en informerons les clients concernés.

Nous ne vendons pas d’informations personnelles.

Les données sont stockées sur une infrastructure cloud sécurisée avec chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256). L’accès aux systèmes de production est limité, audité et protégé par SSO et MFA.

Nous ne proposons pas actuellement de choix de région de stockage. Votre Contenu et les données opérationnelles (journaux, facturation) sont traités dans les régions exploitées pour nous par nos fournisseurs d’infrastructure. Les mises à jour substantielles en matière de sécurité et de conformité sont publiées sur copera.ai/security.

Sauvegardes et copies opérationnelles. Pour protéger vos données contre les pertes accidentelles et fournir un Service fiable, nous maintenons des sauvegardes chiffrées des systèmes de production. Lorsque vous supprimez du contenu de votre workspace, il est retiré des systèmes actifs immédiatement, mais des copies résiduelles peuvent persister dans des sauvegardes chiffrées jusqu’à 90 jours le temps qu’elles sortent de la rotation. Les sauvegardes ne sont pas utilisées pour restaurer des enregistrements individuels supprimés et sont protégées par les mêmes contrôles d’accès que les données de production.

Nous conservons Votre Contenu tant que votre workspace est actif. Lorsqu’un workspace est supprimé, nous conservons ses données pendant 30 jours pour permettre la récupération et l’exportation, puis les supprimons définitivement des systèmes actifs, sauf lorsque la conservation est exigée par la loi (par exemple, les dossiers de facturation).

Les documents de signature électronique signés sont soumis à une politique de conservation distincte en raison d’obligations légales et d’audit. Les documents complétés via le flux de signature de Copera sont conservés pour la durée requise par leur catégorie : 6 ans pour les contrats généraux, 6 ans pour les documents liés à la santé, et 7 ans pour les documents financiers, calculés à partir de la date d’achèvement. Les documents marqués comme démonstration ou test n’ont aucune exigence de conservation et peuvent être supprimés à tout moment. Pendant la période de conservation, les documents signés ne peuvent être supprimés ni par les utilisateurs ni par nous, même si le propriétaire du workspace demande la suppression du workspace. Une fois la période de conservation écoulée, les documents signés suivent le parcours de suppression standard.

Si votre workspace contient des documents signés sous conservation, la suppression du workspace ne les retirera pas. Nous conserverons le minimum de données nécessaire pour préserver la validité juridique de la signature (le document, la piste d’audit de signature et les enregistrements d’identité des signataires) jusqu’à la fin de la période de conservation, et nous supprimerons tout le reste.

Vous pouvez demander une exportation de vos données, ou accélérer la suppression d’éléments non soumis à une conservation légale, en écrivant à privacy@copera.ai ou via les paramètres de votre workspace.

Selon votre localisation, vous pouvez avoir le droit d’accéder, de corriger ou de mettre à jour vos données personnelles ; de demander la suppression ; de vous opposer à ou de restreindre certains traitements ; de demander une exportation portable ; et de retirer votre consentement lorsque nous nous y appuyons.

Pour les utilisateurs de l’UE/EEE et du Royaume-Uni, les droits du RGPD s’appliquent. Pour les utilisateurs au Brésil, les droits de la LGPD s’appliquent. Pour les résidents de Californie, les droits CCPA/CPRA s’appliquent, y compris le droit de savoir, le droit de supprimer et le droit de s’opposer à certains partages.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à privacy@copera.ai. Nous répondrons dans le délai exigé par le droit applicable.

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour la gestion de session, la sécurité, les préférences et l’analyse. Nous utilisons un petit nombre de prestataires d’analyse de confiance ; nous n’autorisons pas les cookies publicitaires tiers sur notre site marketing. Vous pouvez gérer les cookies via les paramètres de votre navigateur ; la désactivation des cookies essentiels peut empêcher le fonctionnement de certaines fonctionnalités.

Copera ne s’adresse pas aux enfants de moins de 16 ans, et nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès d’enfants. Si vous pensez qu’un enfant nous a fourni des informations, contactez privacy@copera.ai et nous les supprimerons.

Si vous êtes situé hors du pays où vos données sont traitées, vos informations peuvent être transférées par-delà les frontières. Le cas échéant, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types, des décisions d’adéquation ou des garanties équivalentes.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Pour les modifications substantielles, nous vous en informerons par e-mail ou notification dans l’application au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La date d’entrée en vigueur indiquée en tête de cette politique est toujours à jour.

Pour toute question, demande ou plainte relative à la confidentialité, écrivez à privacy@copera.ai. Notre adresse postale et le contact du délégué à la protection des données (le cas échéant) sont disponibles sur demande.