Informativa sulla privacy

Informazioni che fornisci. Quando ti registri, fornisci nome, indirizzo email, nome dell’organizzazione (se applicabile) e password. Se acquisti un piano a pagamento, credito extra o un add-on, raccogliamo informazioni di fatturazione (elaborate dal nostro processore di pagamenti; non memorizziamo mai i numeri completi della carta).

Informazioni che crei. Usando Copera, crei messaggi, documenti, task, file, commenti, registrazioni, trascrizioni, clip vocali e altri contenuti (collettivamente, "I tuoi contenuti"). Ospitiamo ed elaboriamo i tuoi contenuti per erogare il Servizio.

Informazioni dal tuo uso. Registriamo eventi di utilizzo come interazioni con le funzionalità, visualizzazioni di pagina, tipo di browser, indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e posizione approssimativa per analytics, prevenzione abusi e affidabilità. Usiamo cookie e tecnologie simili per mantenerti connesso e per operare il Servizio.

Input e output IA. Quando usi Copera AI, Bankai, la trascrizione o altre funzionalità IA, elaboriamo i prompt, le clip vocali e i dati contestuali necessari per generare una risposta. Gli output e i metadati della richiesta (modello usato, quota consumata) sono memorizzati nel tuo workspace.

Dati personali sensibili. Copera non è progettata per raccogliere categorie speciali di dati personali, ma il Servizio è general-purpose e puoi, a tua discrezione, inviare dati personali sensibili tramite messaggi, documenti, file o contratti firmati. Facendolo, acconsenti al nostro trattamento di tali dati come descritto in questa Informativa sulla privacy. Se richiedi una gestione speciale di dati sensibili, contatta privacy@copera.ai prima di inviarli.

Usiamo le informazioni che raccogliamo per fornire, mantenere, proteggere e migliorare il Servizio; elaborare pagamenti, gestire abbonamenti e inviare fatture; comunicare con te sul tuo account, le transazioni e le richieste di supporto; inviare annunci di servizio, avvisi di sicurezza e (con il tuo permesso) novità di prodotto; rilevare, prevenire e rispondere ad abusi, frodi o incidenti di sicurezza; e adempiere agli obblighi legali, far rispettare i nostri Termini e proteggere i nostri diritti.

Non vendiamo i tuoi dati personali e non usiamo i tuoi contenuti per pubblicità o training IA.

Le richieste IA sono instradate tramite il router IA proprietario di Copera, che sceglie un modello appropriato per ogni compito. Il router chiama provider IA di terze parti sotto contratti che vietano l’uso dei tuoi dati per il training, richiedono ai provider di scartare i dati della richiesta dopo la consegna della risposta (o entro la loro finestra di retention dichiarata) e limitano l’accesso a quanto necessario per servire la richiesta.

All’interno di Copera, le funzionalità IA girano dentro il tuo workspace. L’IA non ha mai accesso a dati fuori dal tuo workspace e segue gli stessi permessi a livello di membro del resto del Servizio. Nessun dato fluisce tra workspace.

Un elenco dei sub-processori IA che usiamo, inclusi i loro ruoli e sedi, è disponibile su richiesta e aggiornato quando i sub-processori cambiano. Daremo un preavviso ragionevole delle modifiche sostanziali per i clienti a pagamento.

Sub-processori. Provider di hosting cloud, processori di pagamento, provider di consegna email, provider di modelli IA e fornitori di servizi simili, tutti sotto accordi di data processing che limitano l’uso dei dati all’esecuzione del servizio contrattato.

All’interno del tuo workspace. I membri di un workspace possono vedere contenuti e attività all’interno di quel workspace secondo i permessi impostati dal proprietario. Le inbox personali e i messaggi diretti restano visibili solo ai partecipanti.

Trasferimenti aziendali. Se Copera viene acquisita o fusa, le tue informazioni possono essere trasferite sotto gli stessi impegni di privacy.

Motivi legali. Possiamo divulgare informazioni quando richiesto da legge, citazione o ordine del tribunale, o per proteggere diritti, proprietà o sicurezza. Dove lecito, notificheremo i clienti interessati.

Non vendiamo informazioni personali.

I dati sono archiviati in infrastruttura cloud sicura con crittografia in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256). L’accesso ai sistemi di produzione è limitato, auditato e protetto da SSO e MFA.

Al momento non offriamo una scelta della regione di archiviazione. I Tuoi Contenuti e i dati operativi (log, fatturazione) sono elaborati nelle regioni gestite per noi dai nostri fornitori di infrastruttura. Aggiornamenti sostanziali di sicurezza e compliance sono pubblicati su copera.ai/security.

Backup e copie operative. Per proteggere i tuoi dati contro la perdita accidentale e per fornire un Servizio affidabile, manteniamo backup crittografati dei sistemi di produzione. Quando elimini contenuti dal workspace, vengono rimossi dai sistemi attivi immediatamente, ma copie residue possono persistere nei backup crittografati fino a 90 giorni mentre escono dalla rotazione. I backup non vengono usati per ripristinare singoli record eliminati e sono protetti dagli stessi controlli di accesso dei dati di produzione.

Conserviamo i tuoi contenuti finché il workspace è attivo. Quando un workspace viene eliminato, ne conserviamo i dati per 30 giorni per consentire il recupero e l’export, poi li eliminiamo definitivamente dai sistemi attivi, salvo dove la retention è richiesta dalla legge (ad esempio, registri di fatturazione).

I documenti di firma elettronica firmati sono soggetti a una policy di retention separata a causa di obblighi legali e di audit. I documenti completati tramite il flusso di firma di Copera sono conservati per la durata richiesta dalla loro categoria: 6 anni per i contratti generali, 6 anni per i documenti sanitari e 7 anni per i documenti finanziari, calcolati dalla data di completamento. I documenti contrassegnati come demo o di test non hanno requisito di retention e possono essere eliminati in qualsiasi momento. Durante il periodo di retention, i documenti firmati non possono essere eliminati dagli utenti né da noi, anche se il proprietario del workspace richiede l’eliminazione del workspace. Una volta terminato il periodo di retention, i documenti firmati seguono il percorso di eliminazione standard.

Se il tuo workspace contiene documenti firmati in retention, eliminare il workspace non rimuoverà quei documenti. Conserveremo i dati minimi necessari a preservare la validità legale della firma (il documento, l’audit trail della firma e i record di identità del firmatario) fino alla fine del periodo di retention, ed elimineremo tutto il resto.

Puoi richiedere un export dei tuoi dati, o accelerare l’eliminazione di elementi non in retention legale, scrivendo a privacy@copera.ai o tramite le impostazioni del workspace.

A seconda della tua ubicazione, puoi avere diritti di accesso, correzione o aggiornamento dei tuoi dati personali; richiedere l’eliminazione; opporti o limitare determinati trattamenti; richiedere un export portabile; e revocare il consenso dove ci basiamo su di esso.

Per gli utenti nell’UE/SEE e nel Regno Unito si applicano i diritti GDPR. Per gli utenti in Brasile si applicano i diritti LGPD. Per i residenti in California si applicano i diritti CCPA/CPRA, incluso il diritto di sapere, il diritto di eliminare e il diritto di opt-out da certe condivisioni.

Per esercitare uno di questi diritti, scrivi a privacy@copera.ai. Risponderemo entro i tempi richiesti dalla legge applicabile.

Usiamo cookie e tecnologie simili per la gestione delle sessioni, la sicurezza, le preferenze e gli analytics. Usiamo un numero ridotto di provider di analytics affidabili; non consentiamo cookie pubblicitari di terze parti sul nostro sito di marketing. Puoi gestire i cookie tramite le impostazioni del browser; disabilitare i cookie essenziali può impedire il funzionamento di alcune funzionalità.

Copera non è rivolta a minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente informazioni personali da minori. Se ritieni che un minore ci abbia fornito informazioni, contatta privacy@copera.ai e le elimineremo.

Se ti trovi fuori dal Paese in cui i tuoi dati vengono elaborati, le tue informazioni possono essere trasferite oltre confine. Dove applicabile, ci basiamo su Clausole contrattuali standard, decisioni di adeguatezza o garanzie equivalenti.

Possiamo aggiornare questa Informativa sulla privacy di tanto in tanto. Per modifiche sostanziali, ti notificheremo via email o avviso in-app almeno 30 giorni prima che entrino in vigore. La data di entrata in vigore in cima a questa policy è sempre aggiornata.

Per domande, richieste o reclami sulla privacy, scrivi a privacy@copera.ai. Il nostro indirizzo postale e il contatto del Data Protection Officer (dove applicabile) sono disponibili su richiesta.